المساعد الشخصي الرقمي


مشاهدة النسخة كاملة : مذكرات في إدارة المشتريات و المخازن


GeeK4aRaB
02-02-2009, 05:55 PM
مذكراتفيإدارةالمشترياتوالمخازن

ا .نبيلة الدجاني

اســاسيــــات الشــراء

مفهوم وظيفة الشراء
تتضمن مسؤولية المشتريات تامين التدفق المنتظم للمواد الى داخل المنظمة و التعامل
مع المورد و متابعتة ,و متابعة التوريد لحين وصول المواد الى مخازن المنظمة.
ان أكثر من قسم يشارك في عملية الشراء مثل التسويق و الإنتاج و الصيانة.....
و لكن ادارة المشتريات تمتلك المسؤولية الرئيسية في تحديد المواد المناسبة للتوريد
كذلك الأسعار التفاوضية و متابعة وصول المواد و الخدمات المتعلقة بالتركيب ....
لدى المشتريات اثر بالغ على ربحية المنظمة من خلال أثرها على ارتفاع او انخفاض
كلفة الانتاج. كما ان للمشتريات اثر على الأداء الكلي للمنظمة .
أهميـة الشـراء
تبرز أهمية إدارة الشراء للأسباب التالية :-
1-تتميز بعض المواد بالندرة و حدة المنافسة بين المشاريع لتأمينها لاستمرار الإنتاج لذا ازدادت أهمية إدارة الشراء لضمان عدم توقف الإنتاج
2-ازدادت أهمية إدارة الشراء مع زيادة الإنفاق على المواد المشتراة
3-تتأثر قدرة و كفاءة المؤسسة على الإنتاج بقدرة إدارة الشراء على أداء أعمالها في الحصول على المواد بالكمية و المواصفات المناسبة
4-تأتي أهمية إدارة الشراء في الحد من مبالغة الإدارات الأخرى المستخدمة للمواد من حيث الكمية و المواصفات مما يزيد النفقات .
أهداف إدارة الشـراء
يمكن إجمال أهداف إدارة الشراء كما يلي :-
1-الاستخدام الامثل للموارد : حيث تتولى الشراء الملائم من حيث السعر و المواصفات و الوقت و الجودة المناسبة مما يؤثر على تقليل النفقات المالية و استخداما امثلا لها مع تجنب تجميد راس مال المشروع في مستلزمات الإنتاج و الآلات و الأدوات
2-التخطيط الجيد لشراء المواد : حيث يساعد على تحديد المخزون الاقتصادي و يقلل تلف المواد أو تقادمها
3-تقليل تكاليف الشراء : يؤدي الشراء المدروس إلى تقليل النفقات و بالتالي زيادة قوة المؤسسة التنافسية .
4-تمثل مهمة الشراء الناجح مصدرا من مصادر القيمة المضافة و هي الفرق بين المدخلات و المخرجات فكلما قلت قيمة المدخلات زادت حصيلة المبيعات .
5-تحقيق علاقات مع الموردين تؤدي إلى توفير في السعر و تلقي اقتراحات متعلقة بالبدائل .
6-الحصول على أفضل الأسعار مع عدم إغفال الالتزام بتامين المواد و بمواعيدها و بالمواصفات المطلوبة
وظائف الشـراء
يمكن إجمال أنشطة إدارة الشراء بما يلي :-
1-التحقق من الحاجة : وهي أول خطوة لتقرير الشراء بالرجوع إلى المخازن و التحقق من توفر المواد المطلوبة .
2-تحديد مواصفات المواد المطلوبة : وذلك لتقدير كلفتها و الرجوع إلى المواصفة عند الاستلام و لإدراجها بطلب التوريد و الذي يحدد عادة المواصفات هو طالب المادة لكن قد تتدخل إدارة الشراء عند المغالاة في المواصفات او لاقتراح البديل
3-اختيار المورد : غالبا هناك أكثر من مورد للمادة الواحدة ويتم الاختيار بناء على المعاملات السابقة و الالتزام و غيرة
4-دراسة الأسعار : تدرس الأسعار الواردة من الموردين او بالكتالوج او عن طريق التفاوض المباشر او المناقصات
5-إرسال أمر الشراء : يرسل إلى المورد كتابيا لحفظ الحقوق القانونية و تلافي الاختلافات
6-متابعة أوامر الشراء :لضمان وصول و تسليم المواد بالوقت المناسب
7-الاستلام و الفحص و التفتيش : قد تتولى ذلك او توكل هذة المهمة الى دائرة أخرى تحت إشرافها
8-التخزين : تتولى هذة المهمة إدارة الشراء و في حالات ضيقة تتولاها إدارة الإنتاج و إذا اتسعت مهام المنظمة تحتاج إلى إدارة مستقلة للخزن
9-الاحتفاظ بالسجلات : لا بد من توثيق عمليات الشراء في سجلات للرج عند الحاجة
10 مراجعة الفواتير : تتولى إدارة الشراء ذلك لوجود بعض المواصفات الخاصة للمواد و يشترك قسم المحاسبة بذلك تمهيدا للصرف
تنظيم إدارة الشـراء

العوامل المحددة لتنظيم إدارة الشراء
1-حجم النشاط الذي تمارسه إدارة الشراء
2-كلفة الشراء تبرز أهمية إدارة الشراء
3-طبيعة السوق
4-طبيعة السلع
5-التقادم و تغيير الموضة و التغيرات الفصلية
6-قدرة المنظمة المالية
التنظيم الداخلي لإدارة الشـراء

مركزية و لا مركزية إدارة الشـراء
المركزية : تعني تنفيذ كافة أعمال الشراء و تجميعها في وحدة إدارية واحدة
اللامركزية : تعني إيجاد إدارات مستقلة لكل وحدة تنظيمية مع إعطاء كل منها استقلالية في أداء عملية الشراء
يترتب على الأسلوبين عيوب و مزايا و حديثا التركيز على الأسلوب المركزي بسبب حدوث ازدواج في العمل و انخفاض في الإنتاجية و إسراف واضح .
مزايا مركزية الشراء
1-السماح بممارسة الشراء الكبير و جني فوائدة بالخصم الكمي و الحصول على الخدمات
2-فعالية الرقابة و الاقتصاد في نفقات النقل و الحراسة و الإجراءات
3-توحيد سياسة التعامل مع الموردين
4-سهولة الحصول على الكفاءات المطلوبة لقلة عدد الموظفين المطلوب
5-يؤدي تعدد مراكز الشراء إلى ارتفاع الأسعار بسبب تعدد الطلبات ووجود تنافسية بتعدد الطلبات
مزايا اللامركزية
اللامركزية جيدة في حال توفر فروع في مواقع جغرافية مختلفة فينفرد كل فرع بشراء احتياجاته لأغراض اختصار الوقت
الموازنة بين المركزية و اللامركزية

لا وجود للمركزية المطلقة او اللامركزية المطلقة و على الإدارة أن تعمل على تحقيق أقصى مردود من مزيج المركزية و اللامركزية و ذلك عن طريق :
1-ان يتم تحديد واجبات و مسؤوليات الإدارة المركزية للشراء و مسوؤلية الفروع
2-ان تقتصر مسؤولية المركز الرئيسي على وضع السياسات الخاصة بالموردين و الرقابة و المواصفات و تحديد إجراءات عمل موحدة
3-ان يمتلك الرئيسي سلطة شراء المعدات و المواد الرأسمالية لارتفاع كلفتها و توزيعها على الفروع عند الحاجة
4-ان يتوفر نظام معلوماتي مشترك بين الإدارة الرئيسية و الفروع لتسهيل الرقابة
علاقة إدارة الشـراء بالإدارات الأخرى

1-علاقة إدارة الشراء بالإدارة الهندسية :
إن إدارة الشراء ترتبط بالإدارة الهندسية بعلاقة تنسيقية فنية للتوصل إلى المواصفات التي تلبي احتياجات المشروع و اقتراح البدائل في حال صعوبة توفرها
و أحيانا يكون هناك تنافر في الأهداف بين الإدارتين حيث تهدف إدارة الشراء الى الحصول على المواد بالجودة المناسبة مع ضغط النفقات بينما ترغب الإدارة الهندسية الى الحصول على أعلى جودة لتحقيق أعلى كفاءة
2-علاقة إدارة الشراء بإدارة الإنتاج :
عادة إدارة الإنتاج تتضمن إدارة الشراء أحيانا في حال كون المؤسسة محدودة الشراء , ومع اتساع الأعمال استقلت ادارة الشراء و أصبحت توفر لإدارة الإنتاج ما تحتاجة من مواد و من الضروري الوصول الى ثقة و تعاون بينهما لتحقيق مصلحة المنظمة في الإنتاج بجودة عالية مع تقليل النفقات
و تقوم ادارة الشراء ببرمجة و تخطيط الشراء بناء على طلبات الإنتاج
و تقوم بإعلام ادارة الإنتاج بمواعيد الاستلام و نتائج فحص المواد
وتتعاون الإدارتان في تحديد مواصفات المواد و تقوم إدارة الشراء بإعلام إدارة الإنتاج بمدى توفر المواد المطلوبة في السوق و البدائل المطروحة
3-علاقة إدارة الشراء بإدارة المبيعات :
تقدم إدارة المبيعات لإدارة الشراء المعلومات المساعدة في التخطيط للشراء كذلك تقوم إدارة الشراء بتزويد إدارة المبيعات بمعلومات عن الموردين و طرق بيعهم ان أمكن ذلك .
4-علاقة ادارو الشراء بادارة المخازن :
عادة تكون إدارة المخازن من ضمن إدارة الشراء لكن في حال كانت المخازن مستقلة فان العلاقة بينهما هامة من حيث التنسيق و التعاون فتعتمد خطط الشراء على المواد المتوفرة في المخازن وذلك بشكل دوري و مستمر تجنا لتجميد راس المال المستثمر في المواد او النقص في توفر المواد .
كما ان إدارة الشراء تخطر المخازن بتوقعات ارتفاع او انخفاض الأسعار من اجل تقليل الإنفاق
و تقوم إدارة المخازن بإخطار كل من إدارة الشراء و الإنتاج في حال تلف المواد المخزنة لاتخاذ الإجراءات المناسبة و توفير غيرها
5-علاقة إدارة الشراء بالإدارة المالية :
لا بد ان تحصل ادارة الشراء على موافقة الادارة المالية قبل الشراء , كما لا تستطيع الادارة المالية صرف الفواتير دون تاييد ادارة الشراء بوصول المواد و سلامتها ومطابقتها للمواصفات المطلوبة
6-علاقة ادارة الشراء بادارة الحركة :
ان من واجب إدارة الشراء متابعة أوامر الشراء و تنفيذها لذا فهي على اتصال مع إدارة الحركة لعرفة مدى تنفيذ الشراء ووصول البضاعة و تلتزم إدارة الشراء باختيار وسيلة الشحن ونوعها بعد المقارنة بين أجور الشحن التي تزودها بها إدارة الحركة .
الشراء بالجودة المناسبة و الرقابة عليها

يقصد بالجودة المناسبة مدى ملائمة جودة المنتج للغرض الذي يستعمل لاجلة .
يقصد بالجودة مجموعة العناصر المتوفرة في المادة و التي تتطلبها حاجة معينة .
تشكل الجودة أهمية قصوى على كفاءة المشروع بتأثيرها على كفاءة الإنتاج و قوة المركز المالي للمشروع , قد تكون الجودة المناسبة متوسطة او مرتفعة او منخفضة,
و ليس من الضروري ان ترتبط الجودة بالسعر حيث أن السعر تحددة عوامل المنافسة في السوق
طبيعة السلعة و تحديد الجودة و الجهة التي تقررها
هناك اثر لطبيعة السلعة على توصيف الجودة او الجهة المسئولة عن التوصيف و المواصفات عند تحديد كل صنف من أصناف المواد ,
1-ففي حاله المواد الأولية تكون الإدارة الهندسية هي المسئول الأول ثم المشتريات تليها الإنتاج .
2-في حال مواد التشغيل فان ادارة الشراء هي المسؤول الاول ثم الانتاج ثم الادارة الهندسية
3-المعدات و الآلات تعتبر الإدارة الهندسية هي المسئول الأول ثم كل من الإنتاج و الشراء .
مسؤولية تحديد الجودة
هناك مجموعة من الآراء التي تدعم كون الإدارة الهندسية هي المسئولة عن توصيف الجودة نظرا لمسؤوليتها عن تقرير جودة السلعة النهائية و تصميم مواصفاتها .
و هناك أراء تدعم أن إدارة الإنتاج هي المسئولة حيث أنها تحدد المواد المطلوبة للإنتاج من الناحية الفنية . و كما أن إدارة الشراء تتقدم باقتراحات خاصة بالمواصفات تبعا لما يلي :-
1- مدى توفر المواد
2- تكلفة الحصول على المواد
3-علاقة إدارة الشراء بالموردين
وهناك احيانا لجان تشكل من اعضاء من الادارة الهندسية و الانتاج و الشراء للاتفاق على المواصفات الخاصة بالجودة فتكون المسؤولية مشتركة بين الاعضاء.
طرق تحديد الجودة :-
1-التوصيف بالعلامة التجارية , هناك مواقف تحتم استخدام العلامة التجارية أهمها عندما يصعب على المشتري توصيف جودة السلعة لدقة الصناعة علما بأنة غالبا ما تكون أسعارها عالية و تحد من حرية الاختيار بين الموردين .
2-المواصفات القياسية العامة , قد تلزم الدولة الموردين بوضع مواصفات قياسية لأصناف السلع لتوحيد المقاييس و المعايير و تمتاز بسهولة الوصف من قبل المشتري و المورد و تبسيط التصميم و تسهيل إجراءات الشراء و الرقابة .
3-طريقة المواصفات الكاملة ,تتمثل بوضع مواصفات تفصيلية للسلعة بدقة وشمول
تمتاز بتسهيل الفحص و تحديد المسؤولية
4-طريقة الرتب , طريقة العينة ....
هل يجوز لادارة الشراء تجاوزتوصيف الجودة المطلوبة؟
اذا كانت الجودة مطلقة وثابتة فلا يجوز ذلك الا في الحالات التالية :
-اذا كان هناك حد ادنى و حد اعلى للمواصفات
-عندما تتضمن المواصفات الاصلية عدة بدائل
-عندما يقترن توصيف الاحتياجات عبارة ( ما يعادلة )
الرقابة على الجودة
تعني التاكد من توفر المواصفات للسلعة المشتراة للتاكد من ان المورد التزم بعقد الشراء و يلزم ذلك الفحص و التفتيش .
اهداف الرقابة على الجودة :-
1-الرقابة دليل على كفاءة ادارة الشراء في الحصول على الجودة المطلوبةو اختيار المورد المناسب.
2-الرقابة تؤدي بالمورد بالالتزام بما هو متفق علية من مواصفات
3-تجنب الحاق الضرر بالالات و تحافظ على سلامة العاملين
4-الرقابة تحدد مواطن الخلل و المسؤولية
المستوى العام لجودة المشتريات يتحدد بالمدى البعيد بعدة عوامل اهمها :-
1-العناية بوضع مواصفات دقيقة و كاملة لمستويات الجودة
2-اختيار الموردين القادرين على تامين هذة الجودة المطلوبة
3-وضع نظم واسس دقيقة للفحص الاصناف الواردة
حتى يتم التوصل الى اهداف الرقابة( في التاكد من ان المواصفات الواردة مطابقة للمطلوب )على الجودة ما اثر ذلك من ناحية تسويقية ؟
أي سلعة نهائية تامة الصنع تتاثر بجودة المادة الخام قد يقوم المشتري بالفحص للسلعة قبل الشراء فيكتشف هذة الشوائب مما يؤدي الى فقد الثقة بالبائع
من ناحية اقتصادية اثر التكلفة على عامل الفحص قد يكون مبرر للفحص اذا كانت العوائد على السلعة مرتفعة جدا و بعض المواد الخام قد تقلل من جودة السلعة .
عملية الفحص :-
تعتبر امتداد لعنصر الثقة بالمورد فيزيد فيزيد اهتمام المشتري بالرقابة على الجودة خاصة مع الموردين الجدد ,و تختلف اجراءات الفحص باختلاف الظروف التي تعمل بها المؤسسة و التكاليف الخاصة لفحص المشتريات .
مثال: قد تكون سلعة غير مطابقة للمواصفات بنسبة 5% ,تكلفة الخسارة 1000 درهم إذا لم يتم الفحص اما اذا تم الفحص فالتكلفة 2000 درهم .
اذن لا مبرر للفحص ( ننفذ الفحص اذا كانت تكلفة الفحص اقل من الخسارة )
تعتمد طريقة الفحص ووقتة و دقتة و مكانة على طبيعة السلعة او نوع المواد و درجة اهميتها من وجهة نظر المشتري .
اجراءات الفحص:-
1-تحديد المواد الواردة بالرجوع الى اوامر الشراء
2-اجراء الفحص بسرعة للاسباب التالية:
أ‌-تجنب نفقات الخزن و الارصفة
ب‌-تجنبا للتلف اذا كانت قابلة للتلف
ت‌-كي يتم اعلام المورد و معالجة الموقف اذا تطلب الامر ذلك
ث‌-اعلام الدائرة الهندسية و الانتاج بنتيجة الفحص لاقتراح البديل
ج‌-التمكن من رفض البضاعة و تحصيل التعويض او الاستبدال
3-الفرز
4-العينات
5-الرقابة الاحصائية للجودة استنادا على خصائص معينة بالسلعة لتحديد الانحراف
ومن ادوات الرقابة الاحصائية : نظام الرقابة الدائري,خرائط المراقبة ,و غيرها .
و تقع مسؤولية الفحص
الشراء بالكمية المناسبة

يتم الشراء بكميات حسب احتياجات المشروع التي تتحدد في ضؤ الطلب المتوقع
( ذات العوامل التي تؤثر على الكمية المناسبة تؤثر على الوقت المناسب )
1-عوامل خاصة بالسوق مستقر او لا , و حركة الاسعار
2-عوامل خاصة بطبيعة السلعة( موسمية) و ظروف العرض و الطلب
3-عوامل خاصة بأهداف اخرى مثل السعر الجودة التوقيت
4-عوامل خاصة بإمكانيات المشروع المادية و التخزين
5-عومل خاصة بنظام الانتاج المستمر او المتغير حسب الطلب الخاص بمواصفات محددة تختلف باختلاف طلب العميل .
من مسؤوليات إدارة المشتريات في تحقيق هذا الهدف ما يلي :
1-تقرير شراء احتياجات المشروع من صنف أول بأول أي الشراء للاستخدام العاجل او الشراء دفعة واحدة أي للتخزين
2-الشراء على دفعات متعددة لكن كميات محدودة
3-تحديد مستويات التخزين كالحد الأدنى الواجب الاحتفاظ بة من كل صنف
4-تحديد نقط إعادة الطلب
5-تحديد الكمية الاقتصادية في ضؤ معدلات التخزين
6-دراسة الإمكانيات المالية و الائتمانية المتاحة للمنشاة
7-مراقبة حركة و معدلات استخدام المواد المشتراة
في ضؤ ما سبق تحدد الكمية المناسبة
الشراء بكميات غير مناسبة
الأضرار التي تلحق بالمشروع اذا اشترى بكميات اكبر من المناسب:-
عند الشراء بكميات كبيرة هناك بعض الخسائر
1-استخدام راسمال عامل في شراء كميات زائدة
2-ارتفاع مخاطر التخزين و التقادم و زيادة التكلفة دون مبرر
3-مخاطر تقلب الأسعار الخاصة بالسلعة وتغيرات الموضة و الموديلات
الاضرار التي تلحق عند الشراء بكميات اقل
1-إضاعة الفرص التسويقية مثل عدم الالتزام للعميل بتزويدة بكميات محددة
2-تعطيل عملية الإنتاج و احتمال عدم التجانس بالجودة بسبب الشراء المتقطع
3-زيادة تكلفة الشراء بسبب ارتفاع السعر
4-ارتفاع تكلفة إصدار امر الشراء
العوامل المؤثرة في تحديد الكمية المناسبة
1-ظروف السوق و توافر الصنف بالمواصفات المطلوبة و اتجاهات الاسعار
2-ظروف السلعة السعر,الوقت,العرض,الطلب
3-طبيعة الإنتاج مستمر او متغير
4-إمكانيات المنشاة المالية و التخزينية
5-معدلات الاستخدام كما و نوعا ,اهمية الصنف للمنشاة
6- فترة إعادة الطلب او فترة الاستمرار ( الفاصل بين إصدار أمر الشراء ووصول البضاعة
7-الكمية الاقتصادية
8-شروط الموردين (تحديد حد ادنى او عدم القدرة على التوريد)
9-مشاكل السوق و الشحن
10-الحصول على وفورات
·هناك علاقة عكسية بين تكاليف التوريد و تكاليف التخزين
·يجب الموازنة بين تكاليف التوريد و التخزين عند تحديد الكمية الاقتصادية
تحديد الحجم الاقتصادي للطلبية
أي تحديد الكمية التي يجب شراؤها بحيث تؤدي الى تقليل التكلفة الى أدنى حد ممكن , و تتحقق اقل تكلفة للشراء عندما تتعادل نفقات الاحتفاظ بالمخزون و نفقات الحصول على الشراء
كلفة الاحتفاظ بالمخزون تشمل ما يلي :-
1-الفائدة على راس المال المستثمر في التزين
2-نفقة التامين على المخزون و الضريبة على الممتلكات
3-نفقات التخزين و التقادم
لا يمكن لأي منشاة ان تحقق الإنتاج او المبيعات دون مخزون للبضاعة الجاهزة او المواد الخام او النصف مصنعة
و تقوم إدارة المخزون بتحديد الكمية المناسبة و الاقتصادية من المخزون بانواعة
يمكن تقسيم تكاليف المخزون الى مجموعتين أساسيتين :
1-تكاليف الاحتفاظ بالمخزون : مثل تكاليف التخزين ,المناوله,التامين ,راس المال المجمد ,و التقادم وتتراوح نسبة هذة التكاليف الى مجموع إجمالي تكاليف 20% الى 30%
2-تكاليف الطلبيات : المتمثلة في المصاريف الإدارية و الاتصالات الهاتفية و تكاليف الشحن و الاستلام و المناولة و عادة ما تكون هذة التكاليف ثابتة للطلبية الواحدة
مجموع التكاليف = تكاليف الاحتفاظ بالمخزون + تكاليف الطلبيات
للمخزون ثلاث مستويات هي:
1-الحد الأدنى : و هو الحد الذي يجب أن لا يقل فية المخزون من أي صنف عن هذا الحد او هذا المستوى
عدد الأيام التي ترغب الإدارة الاحتفاظ بها في المخزون * معدل الاستخدام اليومي
2-حد إعادة الطلب : وهو الحد او المستوى الذي إذا وصل إلية المخزون يجب البدء في إجراءات طلب المواد لكي تصل هذة المواد في وقت مناسب و تضاف إلى الرصيد الموجود السابق قبل ان تصل الى حد الطلب
الحد الأدنى + ( المدة اللازمة لوصول المواد الى المؤسسة * معدل الاستخدام اليومي )
3-الحد الأعلى : هو الحد الذي يجب أن لا تتخطاة كمية المخزون من الصنف عن هذا المستوى و لا يمكن ان تسمح بة إدارة المشروع.
مثال 1 : هذا علمت أن المخزون لصنف ما يجب أن يكفي عشرة أيام على الأقل ( الحد الأدنى ) ,كما ان الشركة تستخدم هذا الجزء لإنتاج العدد من المنتجات و لفترة طويلة فان خطوط الإنتاج في ظل الطاقة الطبيعية تحتاج الى 120 وحدة يوميا
المطلوب :
1-احسب الحد الأدنى للمخزون
2-اذا علمت ان المدة التي ستمر بين طلب المواد ووصولها هي 20 يوما استخرج نقطة إعادة الطلب
الحل :- الحد الادنى =
عدد الايام التي ترغب الإدارة الاحتفاظ بها بالمخزون * معدل الاستخدام اليومي
1200 وحدة = 10 * 120
نقطة إعادة الطلب =
الحد الأدنى + ( المدة اللازمة لوصول المواد المؤسسة * معدل الاستخدام اليومي )
1200 + (120*120 )
1200+ 2400 = 3600 وحدة
.................................................. .................................................. .
مثال 2 : اذا علمت ان السياسة الداخلية لمصنع الأثاث تنص على ان المخزون من الأخشاب يجب ان يغطي فترة زمنية بحدود (7- 25 ) يوم و ان معدل استخدام اليومي من الأخشاب هو 80 وحدة يوميا و ان المدة اللازمة لوصول الأخشاب من لحظة طلبها هي 10 ايام
المطلوب :
1-الحد الأدنى = 7 * 80 = 560 وحده
2-حد إعادة الطلب 560 + ( 10 * 80 )
560 + 800 = 1360 وحدة
3-الحد الأعلى = 25 * 80 = 2000 وحدة
حد إعادة الطلب = 2000 + (10 * 80 )
2000+ 800 = 2800 وحدة
اختيار مصادر الشراء

فوائد اختيار المورد الأفضل :-
1-حصول المشتري على السعر التنافسي
2-تمتعها بمرونة الطلب
3-حصولها على أفضل الخدمات من المورد
4-الحصول على استقرار في الأسعار
5-حصول على استشارات تسويقية و توفير السلعة حتى في أوقات ندرتها
6-توفير السعر المناسب و الجودة المناسبة و التوريد بالوقت المناسب و بكل التسهيلات الممكنة في الدفع و الخصم
عوامل اختيار الموردين :-
1-الموقع الجغرافي
2-صفات المادة
3-حجم الكمية المطلوبة للإنتاج
4-الجودة
5-الخدمات المقدمة من المورد
6-التطور في التصميم و التجديد في طريقة الإنتاج
7-مدى توفر الإمكانيات الإدارية و الفنية
8-السعر
9-سلوك و مهارة رجال البيع
10-الإمكانيات المالية للمورد
مصادر المعلومات عن الموردين :-
1-المعلومات المبنية على الخبرة
2-فهارس الموردين و الإعلان في سجل الموردين
3-مندوبو البيع و الزيارات الشخصية
4-المعارض المحلية او الدولية
5-الاسواق التجارية و المؤتمرات
6-الدليل التجاري و الصحف و المجرت التجارية
مراحل اختيار المورد :-
1-مرحلة حصر اسماء الموردين المحتملين
2-مرحلة تقييم الموردين
3-مرحلة المفاوضات
4-مرحلة جمع المعلومات عن المورد و سمعتة في السوق
ان قوة مساومة الموردين مصدرها :-
1-مدى حاجة المشتري للسلعة
2-معرفة الوقت المسموح للتفاوض
3-مدى قناعة المورد بمعقولية سعرة و قناعتة بكفاءة الخدمات و الضمانات
4-كفاءة ممثلة في التفاوض
اما قوة مساومة المشتري فتبرز من خلال العوامل التالية :-
1-وجود سوق تسودها المنافسة تتعدد فيها مصادر الشراء
2-قدرة ادارة الشراء في تحليل الاسعار و التكاليف و توفر المعلومات عن السوق
3-تكامل المعلومات حول اصناف السلع و استخداماتها و بدائلها و كافة البدائل
4-قدرة ممثل ادارة الشراء التفاوضية
·العلاقة الحميمة بين ادارة الشراء و الموردين لها ثمراتها في الحصول على السعر و الجودة و الخدمة المناسبة .
وسائل تنمية العلاقة الجيدة بين المورد و إدارة الشراء :-
1-تعزيز الثقة بين الطرفين
2-الزيارات الشخصية
3-توفير المعاملة العادلة و عدم التحيز في التعامل
4-الاعمال التي تتصف بالصدق و الالتزام و سرعة السداد
5-التزام المندوبين بالنزاهة
6-المرونة في التعامل و ايجابية التعامل عند الخلاف
7-المرونة في الطلب
تقييم الموردين :-
1-الطريقة الطبقية او الترتيبية
2-طريقة التدرج
3-طريقة نسب التكاليف
السياسات الخاصة بمصدر التوريد :
1-الشراء من مصدر واحد او عدة مصادر
2-الشراء من مورد محلي او خارجي
3-الشراء من المنتج او الموزع
مبررات الشراء من مصدر واحد :-
1-الحصول على خصم الكمية نتيجة الشراء بكمية كبيرة
2-ضمان الحصول على سلعة متجانسة بالمواصفات و المكونات
3-كون هذا المصدر الوحيد ( محتكر للسلعة )
4-سهولة الاتصال و الاجراتءات و المتابعة
5-تقليل تكلفة اصدار امر الشراء
6-عندما تكون الكمية قليلة فان تعدد الموردين غير مبرر
7-تخفيض تكلفة النقل
8-سهولة رد البضاعة في حال مخالفتها للمواصفات
مبررات الشراء من عدة مصادر:-
1-الحصول على تشكيلة واسعة من السلع
2-الاستفادة من عامل المنافسة بين الموردين
3-ضمان استمرار الحصول على السلعة
4-تجنب مخاطر الاعتماد على مورد واحد
5-اذا كانت الكمية كبيرة بشرط عدم توفرها لدى مصدر واحد
6-في الوقت المسموح بالشراء قصير
7-السرعة و زيادة المرونة بالحصول على الصنف
* اختيار مصدر واحد او أكثر : نقارن بين الوفورات المحققة و تعتمد على كفاءة إدارة المشتريات و اختيارها لمصدر التوريد لأنة يؤثر على مركز المشروع .
الشراء من المنتج او الموزع :-
مبررات الشراء من المنتج
1-اذا كانت السلعة المنتج متخصص بها و يوزعها مباشرة
2-اذا السلعة سريعة التلف
3-غالبا اذا الكمية كبيرة
4-تجنا لاستغلال الوسطاء
5-قد تتوفر للمنتج خدمات اعلى من الوسطاء
مبررات الشراء من الوسطاء
1-للحصول على الخدمات اذا تفوقت على خدمات المنتج
2-اذا حجم الطلبية صغير
3-عندما يكون الوسيط الموزع الوحيد للسلعة
4-لضمان السرعة لقرب الموقع الجغرافي
الشراء من المورد المحلي او الاجنبي:-
مبررات الشراء من المورد المحلي :
1-الحصول على وفورات النقل و التخزين و تسهيل الإجراءات
2-تجنب المخاطر الخارجية
3-السياسات الموحدة و القوانين التي تمنع الاستيراد من الخارج
4-سهولة رد البضاعة
5-العلاقة مع المورد المحلي غالبا اقوى
مبررات الشراء من المورد الخارجي :
1-عدم توفر البضاعة في السوق المحلي
2-اذا كانت تكلفة السلعة اقل من السلعة المحلية
3-اذا المواصفات غير متوفرة بالسلعة المحلية
4-صغر حجم المخزون المحلي
الشراء بالسعر المناسب

السعر المناسب هو السعر الذي يكون عادلا او مناسبا لكل من البائع و المشتري
الاعتبارات التي تحدد السعر المناسب :-
1-اعتبار التكلفة
2-الاسعار المقيدة
3-مدخل العرض و الطلب
4-المنافسة
5-نقطة التعادل
الخصومات :-
من الاعتبارات التي تلاحظ في تحديد السعر الخصم الممكن الحصول علية و منها :
1-الخصم النقدي / خصم تعجيل الدفع : وهو خصم يسمح بة عند التسديد قبل الموعد
2-الخصم التجاري : يمنح دون النظر للكمية
3-خصم الكمية : يتناسب نع الكمية المشتراة طرديا
مصادر الحصول على المعلومات السعرية
1-قوائم الاسعار
2-الكاتلوجات
3-رجال البيع
4-اسعار السوق المعلنة
5-طريقة المفاوضات
6-المناقصات
العوامل التي تقرر شراء سلعة معينة غير السعر:-
1-الجودة
2-تكاليف الشراء
3-تكاليف الخدمة
4-موسمية انتاج السلعة
5-كمية الطلب
الشراء بالوقت المناسب

-الوقت لة علاقة بالتكلفة ,القيمة الزمنية للنقود او السعر
-يؤثر توقيت الشراء على عناصرمختلفة مثل اختيار المورد و الجودة والكمية و السعر و اكتساب الفرص التسويقية في السوق
-تختلف أهمية الوقت باختلاف ظروف السوق من عرض و طلب و نوعية بضاعة (استهلاكية او إنتاجية )
-بالنسبة للموردين فان عامل الوقت هام في
-عامل الوقت مهم لإدارة الإنتاج فهناك نوعين من الطلب طلب مستمر أو متقطع او خاص محافظا على استمرار العمليات الإنتاجية
-عامل التوريد و عامل التسليم مهم إذا كان الطلب خاص و هنا فاصل الزمن بين الطلب و التسليم لها أهمية عند المشتري فيتعامل مع المورد الذي يؤمن البضاعة في الفترة الزمنية التي حددها خاصة اذا كان المشتري مستثمر و ليس مستهلك
-قد يكون هناك شروط جزاء في حال عدم التوريد بالوقت المتفق علية
-التوقيت مهم في اكتساب الفرص التسويقية
-الندرة النسبية للمواد تزيد من أهمية التوقيت لضمان استمرار الإنتاج
-يرجع اختيار التوقيت الى كفاءة إدارة الشراء التي تحدد ذلك حسب ظروف السوق و المشروع و طبيعة السلعة .
سياسات التوقيت المناسب للشراء
أولا : سياسة الاستخدام الفوري /الشراء عند الحاجة
الأسباب التي تدعو الى شراء المواد حسب الحاجة دون تكوين مخزون احتياطي :-
1-تقليل نفقات التخزين و مخاطرها
2-تفادي تكلفة التقادم بالتخزين
3-تقليل الاستثمار بالمخزون و استغلال امثل للأموال
4-قد يؤدي للاستفادة من فرص انخفاض الأسعار
مخاطر الشراء للاستخدام الفوري:-
1-ارتفاع الأسعار
2-عدم الاستفادة من خصم الكمية و الخدمات المقدمة للشراء بكميات الكبيرة
3-قد يتوقف التوريد فيتوقف الإنتاج تبعا لذلك
* من ضرورات استخدام هذا الأسلوب اختلاف التصميم و الموضة باستمرار
ثانيا : سياسة الشراء المقدم :-
الأسباب التي تدعو لاستخدام هذا النوع من الشراء الذي يتجاوز الحد الأدنى :-
1-الاستفادة من مزايا الشراء الكبير
2- تجنب ندرة المواد وتوقف الإنتاج
3- الاقتصاد بتكاليف النقل و نفقات التخزين
4-الاستفادة من الحصول على المواصفات الجيدة المناسبة
مخاطر الشراء المقدم :-
1-تكلفة التخزين و تجميد الأموال
2-احتمال هبوط الاسعار
3-احتمال التلف و التقادم للمخزون
4-مخاطر الاحتفاظ بالمخزون و صعوبة السيطرة علية
ثالثا : الشراء لاجل المضاربة
يتم الشراء بكميات تتعدى حدود الرؤيا المستقبلية و ذلك اعتمادا على احتمال حصول المشروع على ارباح نتيجة للشراء بسعر جاري و توقعها ارتفاع اسعار المواد مستقبلا
1-تتوقع ان التغير في الطلب غير وارد فالطلب ثابت
2-تتوقع ان السعر بعد مدة سيرتفع
ان المضاربة تهدف الى تحقيق ربح من خلال الارتفاع المتوقع للاسعارو يتضمن:
1-الاستخدام الامثل للاموال
2-خطورة الاحتفاظ بالمخزون
3-التقادم
4-الخسارة الناجمة عن انخفاض الأسعار
نمـــوذج طـلــب شــــــراء

الشركة :...........................

طلب شراء رقم :................
مطلوب لإدارة / قسم ..............
إلى إدارة المشتريات :
المطلوب : شراء الأصناف المبينة فيما يلي على أن يتم التوريد خلال ........
رقم الصنف

اسم الصنف

المواصفات

الكمية

الوحدة


التوقيع :............ معتمد .....................
* على جهاز المشتريات ان يدقق صحة البيانات الواردة لان التهاون في ذلك يترتب تكاليف مادية و معنوية.
* و لا يحق لة تغيير أي بند من البنود المذكورة .
بطاقـــة صنــف

رقم الصنف :............
المواصفات:..............
.............
............
طلب الشراء

اوامر التوريد

تاريخ

كمية

تاريخ اللزوم

رقم

تاريخ

سعر

المورد


المنتج :............
البديل:.............
الموردون 1-............
2-............
3-............
4-............
نواحي الاستعمال...........
عندما يصل رصيد المخزون ............ وحدة
اطلب ....................... وحدة
نمــوذج طــلب السعــر

الشركة :.............
عنوان المقر:..........
إدارة المشتريات :.......... طلب أسعار رقم:..........
تاريخ :..........
الى :..............
أرجو موافاتنـا بأسعاركم عن الأصناف المبينة ادناة وذلك على الصورة المرفقة و في موعد غايتة ............
الكمية
الوحدة
الصنف
المواصفات
سعر الوحدة
اجمالي

توقيع رئيس المشتريات :...........
يمكن الشحن بموعد غايتة :........ من وصول امر التوريد
من .............. عن طريق............... اسم المورد ................ التوقيع .........
العنوان......................التاريخ ............
كشف رصيد اسعار طلبات عروض

نموذج :...............
رقم الصنف :............ المواصفات :..............
التاريخ
رقم الطلب
المورد
الكمية
الوحدة
سعر الوحدة
مقداراالخصم من المورد
التسيلم
الشحن
رقم أمر التوريد

نموذج امر توريد

الشركة ............

عنوان المقر...........
إدارة المشتريات:................
أمر توريد رقم:..................
" المرجو ذكر جميع الفواتير , بوالص الشحن,المراسلات,و صناديق الشحن"
التاريخ ..........
بالإشارة لعرضكم رقم ...........تاريخ..............نرجو توريد الاصناف المبينة ادناة:-
رقم متسلسل
الكمية
الوحدة
الصنف
المواصفات
السعر
الاجمالي

مكان التسليم :................
عن طريق: ................
شرط التوريد .......... تاريخ الشحن :..............
قبول امر التوريد هذا يشمل قبول .............. الشروط الواردة بالخلف
إجراءات الشراء في أجهزة القطاع العام

تتم حسب لوائح و قوانين منظمة لإجراءات الشراء و من أهم طرق الشراء المناقصة العامة او العطاء العام
إما أن يطرح داخل البلد أو خارجها , الإجراءات الخاصة بالمناقصة هدفها الوصول الى أفضل عرض بما يتناسب مع الشروط ة الإجراءات هي :-
1-وضع مواصفات الشروط حيث انه قبل طرح المناقصة يجب أن تقوم لجنه ذات خبرة بالأصناف المطلوب توريدها بوضع مواصفات تفصيلية عن كل صنف مطلوب و في حالة وجوب تقديم عينات يجب النص على وزن او حجم او مقاس بحيث تكون موافية للشروط توضع على كل عينة بطاقة ليس من السهل نزعها
شروط العطاءات و قوائم الاصناف المطلوبة تعد قبل النشر عن العطاء يجب ان يحصل العميل على نسخة مقابل ثمن معين ,كما تطلب الشركة المصدرة للعطاء تامين ابتدائي كضمان مسترد بعد رسو العطاء يكون بشكل كفالة (خطاب ضمان)من البنك و يطلب منة ضمان نهائي و تامين لة لتنفيذ العطاء ,يعهد الى جهاز المشتريات باعداد الشروط الخاصة بالمناقصة فيما يتماشى مع طبيعة التوريدات مثل توقيت الاستلام .
2-الاعلان او الاشهار بعد التوصل الى المواصفات يتم الاعلان مرتين على الاقل عند الطرح اما المناقصات الخارجية فيتم بان ترسل كتب دورية الى القنصليات لتتولى الاتصال بالعملاء او الاعلان في الخارج
الاعلان الاول يوضح نوع العطاء و الثاني يوضح اخر موعد للتقديم و ثمن النسخة و رسوم البريد و مقدار التامين
3-فتح المغلفات المباعة للمتقدمين حسب الجهة الطالبة ربما على مستوى محافظة او على مستوى رئاسة الوزارة ,توجد لائحة المواصفات الحكومية مثل مراعاة استلام البريد صباح اليوم المحدد لفتح المغلفات و يحدد ساعة لفتح المغلفات امام المتقدمين للعطاء .
يجب ان يكون المغلف مغلق و مختوم من الحكومة و يوضع علية رقم متسلسل و يضاف بالتتابع و كل عطاء يفتح مغلفة يضع رئيس اللجنة رقم متسلسل على المغلفات و عدد الأوراق المكونة للعطاء و يقرا اسم مقدم العطاء و الأسعار و جملة العطاء ليسمعها الحاضرين من المقدمين للعرض او مندوبيهم و يتم التأكد من تقديم التامين (كفالة بنكية ) ثم يوقع مع باقي أعضاء اللجنة و يقوم برصده في سجل عام خاص بالدائرة , و لا يجوز أي تعديل بعد فتح المغلفات.
4-البت في العطاءات حيث تشكل لجنة أخرى على مستوى أخر ,اذا تساوت العطاءات اما يقس العطاء على الشركتين او يتم القيام بعملية مفاوضة .
5-الغاء المناقصة :تلغى بقرارمن رئيس المصلحة بعد النشر عنها و قبل البت فيها اذا استغني عنها نهائيا اما في غير هذة الحالة فيجوز الإلغاء في الحالات التالية :
أ‌-اذا تقدم عطاء وحيد او بقي بعد العطاءات المستبعدة عطاء واحد فقط
ب‌-إذا اقترنت العطاءات كلها او معظمها بتحفظات
·اذا الغيت المناقصة قبل الميعاد المحدد لفتح العطاءات يرد ثمن الشروط و المواصفات
·إذا كان الإلغاء بعد فتح المغلفات أي بعد الميعاد المذكور فلا يجوز رد الثمن الا لمن تقدم و بشرط ان تعاد لة جميع المستندات
·اما اذا الغيت بسبب عدم مطابقة العروض للمواصفات فلا يرد الثمن
للمتعهدين
تنفيذ عقود العطاءات
سيرسو العطاء على عدد من المتعهدين فيقوم رئيس القسم بإعلام هؤلاء المتعهدين كل فيما يخصة خلال أسبوع من تاريخ العطاء ويطلب منه ضمان نهائي و الحضور لتوقيع العقد بعدها يبدأ المتعهد بتوريد ما اتفق علية من بضاعة .
تخطيط المشتريات

ما أن تنتهي ادارة الشراء من تحديد مواصفات المواد بالجودة و السعر المناسب فانها تقوم بعمليات التنبؤ لتحديد احتياجاتها من المواد من خلال عنل موازنات تقديرية تضم الإنفاق على المواد المنوي شرائها خلال فترة زمنية معينة لتكون اداة لتخطيط المشتريات و معرفة مدى التزام ادارة الشراء بتنفيذها او العمل وفقها و بالتالي الرقابة على المشتريات و يعتمد نجاح هذه الموازنات على كفاءة العاملين القائمين على عمليات التنبؤ .
تعريف الموازنة التقديرية للمشتريات :-
هي خطة عمل توضح الأهداف التي تسعى الإدارة الى تحقيقها من خلال نشاط المشتريات لفترة مقبلة اخذين بعين الاعتبار ما يستجد من امور كما تمثل الانفاق الذي سيصرف على المشتريات خلال تلك الفترة .
أهداف الموازنة التقديرية للمشتريات :-
تتصف الموازنة التقديرية للمشتريات بمزايا متعددة منها ما يلي :-
1-أنها وسيلة فاعلة لمعرفة كفاءة ادارة الشراء
2-انها وسيلة للتنبؤ بالمستقبل
3-انها وسيلة رقابية
4-انها تحدد الاموال المخصصة لشراء المواد
5-انها اداة تنسيقية ما بين موازنة المبيعات و موازنة الانتاج
العقبات التي تعيق اعداد الموازنة التقديرية :-
1-التغير في الظروف المستقبلية
2-الموازنة التقديرية للمشتريات تبنى على الموازنة التقديرية للمبيعات و الانتاج و بالتالي فان أي خطا فيهما يؤدي الى خطا في موازنة المشتريات .
3-يعتمد نجاح الموازنة التقديرية للشراء على كفاءة القائمين على القيام بعملية التنبؤ و ليس الإعداد فقط .
4-ان ضعف الادارة و النظم مثل تضارب الصلاحيات و تداخلها او ضعف تسرب المعلومات قد يسبب عدم نجاح الموازنة التقديرية للشراء .
اعداد الموازنة التقديرية للمبيعات
مثال :-
فيما يلي نموذج للموازنة التقديرية للمبيعات و فق المناطق :
التاريخ
الكمية بالوحدات
السعر بالدينار
المجموع
الاردن
العراق
كانون الثاني
10000
10
100000
60000
40000
شباط
15000
10
150000
100000
50000
اذار
20000
10
200000
150000
50000

الموازنة التقديرية للانتاج
مثال :-
فيما يلي نموذج للموازنة التقديرية للانتاج:
البيان
كانون اول
شباط
اذار
المجموع
المخزون السلعي اخر المدة
1000
1500
2000
4500
تقدير المبيعات
6000
7000
8000
21000
مجموع مخزون أخر المدة و المبيعات
7000
8500
1000
25500
المخزون السلعي اول المدة
1000
1500
2000
4500
الانتاج المطلوب
6000
7000
8000
21000

تقييم نشاط إدارة الشراء

مفهوم تقييم نشاط إدارة الشراء
الوقوف على مدى مساهمة هذة الإدارة في تحقيق الأهداف المرسومة لها ضمن الهدف الكلي للمشروع .
يتضمن التقييم وجود معايير كمقياس كفاءة الإنجاز لمقارنة الإنجاز المتوقع مع الفعلي و من ثم تشخيص الانحرافات بغية التصحيح .
أهداف تقييم أداء إدارة الشراء
1-تقييم أداء الأفراد
2-تقييم مدى نجاح عملية التدريب
3-يشعر العاملين في إدارة الشراء بمسؤوليتهم نحو تطوير أنفسهم و حصولهم على فرص التقدم
4-ان التقييم العادل يشيع جوا من التفاهم و العلاقات الحسنة و شعور بالاستقرار و الولاء نحو المنظمة
5-يعتبر تقييم الأداء وسيلة لدراسة الجوانب التنظيمية لإدارة الشراء
6-يساعد في تشخيص الانحرافات مما يتطلب دراستها و معالجتها وصولا الى الأداء المطلوب
7-سيؤدي التقييم الى الرقابة الذاتية للاداء
8-يظهر التقييم مدى متانة العلاقات مع الموردين
9-يظهر التقييم مدى مساهمة ادارة الشراء بتحقيق اهداف المنظمة
10-التحقق من توفر التنسيق بين ادارة الشراء و الادارات المختصة ذات العلاقة مما يحقق أهداف إدارة الشراء
الجهات التي تؤدي التقييم :
1-التقييم الذي يؤدية الخبراء
2-التقييم الذي يؤدية الافراد داخل المنظمة
3-التقييم الذي يؤدية فريق من الخبراء و من منتسبي المؤسسة معا
معايير تقييم أنشطة إدارة المشتريات :-
1-المعيار التاريخي
2-الموازنة التقديرية
3-معايير الأداء المثالية
محاور التقييم لنشاطات إدارة المشتريات و مؤشرات التقييم
أولا: المحور التنظيمي و يقيم :
1-الهيكل التنظيمي
2-الإجراءات
3-السياسات
ثانيا : المحور الإداري و يتضمن:
1-كفاءة الأفراد
2-فلسفة الإدارة
ثالثا :محور العلاقات العامة :
و يمثل الأهمية الكبرى و يتعلق بالمواضيع التالية:
1- علاقة إدارة الشراء مع الموردين
2- العلاقة مع الأقسام الأخرى مثل الإنتاج و التصميم و المخازن
رابعا: محور نواتج الأداء :
1-الكمية المناسبة
2-الجودة المناسبة
3-السعر المناسب
4-التوقيت المناسب للتوريد

إبداع
20-02-2009, 08:27 PM
طوووويله
لكم مفيده

بحق مذكرات
لك كل الشكر